Lid worden

Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk reglement 

A.  Goed bestuur 

Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen  aan de wet WBTR: 

  1. Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden en toezichthouders zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden);
  2. Bij aankopen stellen wij het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de vereniging;
  3. Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen;
  4. Wij hebben een visiedocument waarin de doelen van onze vereniging staan. Daarin staat concreet wat de plannen zijn en hoe we die willen bereiken;
  5. Er is een goede regeling voor onze verenigingsfinanciën. Wij gaan bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zullen dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen;
  6. Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening;
  7. Wij laten de leden periodiek de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven;
  8. Wij hebben een kascommissie vanuit de ledenkring die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden;
  9. Wij hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven boven een bepaald bedrag. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken;
  10. Bij uitgaven boven € 500,- vragen wij minimaal 3 offertes aan bij verschillende leveranciers. We bespreken de offertes met het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen. Uitzondering hierop zijn de reeds lopende contracten (zoals websitehosting) en daaraan gerelateerde kosten. Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken;
  11. Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben in beginsel 11 keer per jaar een besturrsbijeenkomst, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn;
  12. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en inzichtelijk gemaakt aan de leden;
  13. Wij hebben intern toezicht opgesteld, zoals bedoeld bij stap F;
  14. Wij spreken af dat wij bewust omgaan met risico’s voor de vereniging. We brengen in kaart welke risico’s er zijn en streven ernaar die te minimaliseren;
  15. Wij spreken af de afspraken in dit document regelmatig te controleren op actualiteit (tenminste een keer per jaar);
  16. Wij evalueren de gemaakte afspraken regelmatig op relevantie (tenminste een keer per jaar). Zo nodig passen wij de afspraken aan;
  17. Wij vallen niet onder een ons bekende governance code.

 

B.  Aansprakelijkheid van bestuursleden 

Binnen onze vereniging maken wij de volgende afspraken:

Voor huidige bestuursleden: 

Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging. 

Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen: 

      1. Dat we ons bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven
      2. Dat we handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen
      3. Houd je aan de afspraken zoals neergelegd in hoofdstuk A ‘Goed bestuur’
      4. Wij bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging
      5. We voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang (en) (zie C)
      6. Wij voldoen aan de administratieplichten
      7. Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen
      8. Wij doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig aan de leden
      9. Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG

Voor nieuwe bestuursleden:

Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:

      1. De financiële toestand van de vereniging
      2. De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben;
      3. De (onderlinge) werkafspraken;
      4. De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen;
      5. De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.

Voor aftredende bestuursleden:

Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:

      1. Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd;
      2. Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel;
      3. Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging;
      4. Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s);
      5. Vastlegging van de afspraken;
      6. Ten aanzien van de afspraken over bestuursleden (huidige, nieuwe, aftredende) spreken wij af:
        • deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit (tenminste een keer per jaar voor de ALV);
        • om met nieuwe bestuursleden te evalueren na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur.

C.  Tegenstrijdig belang

Als bestuur spreken wij het volgende af over tegenstrijdig belang:

    1. Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden;
    2. Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang;
    3. Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang;
    4. Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quotum (minimum aantal vereisten stemmen ) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur dit doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering.

D.  Afwezigheid van één of meer bestuursleden

Wij hebben als bestuur het volgende afgesproken:

    1. Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurslid dan neemt een ander bestuurslid eventuele taken over;
    2. Als door belet of ontstentenis van bestuurders het aantal bestuursleden onder de drie komt, worden één of meerdere reserve bestuursleden, al eerder benoemd door de Algemene Leden Vergadering, betrokken om de last van de overgebleven bestuurder;
    3. Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders: is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien;
    4. Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten en een eventueel bestuursreglement;
    5. Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimum aantal stemmen zoals is vastgelegd in de statuten;
    6. Als het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal een stemming plaatsvinden in de Algemene Ledenvergadering;
    7. Wij leggen de procedure vast in de statuten of het bestuursreglement.

E.  Meervoudig stemrecht

Als bestuur hebben wij het volgende vastgesteld ten aanzien van meervoudig stemrecht:

    1. Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing.

F.  Toezicht

Wij hebben als bestuur het volgende vastgesteld aangaande toezicht:

    1. Wij hebben alleen bestuur en geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden);
    2. In een jaarlijkse evaluatie stellen we vast in welke mate we aan ons eigen beleid voldoen en welke verbeterpunten opgepakt dienen te worden;
    3. Jaarlijks legt het bestuur verantwoording af aan de leden tijdens de algemene ledenvergadering.

G.  Bindende voordracht van bestuurders

Wij hebben het volgende afgesproken inzake bindende voordracht:

    1. Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurslid;
    2. We hebben de bindende voordracht opgenomen in onze statuten;
    3. Wij weten dat wij deze procedure van een bindende voordracht goed moeten regelen. Er is geen keuze of mogelijkheid de benoeming tegen te gaan, tenzij voor de vergadering een andere kandidaat door de leden wordt voorgedragen en deze kandidaat door tweederde van de leden wordt gekozen (Conform statuten).

H.  Raadgevende stem

Wij hebben over raadgevende stem het volgende afgesproken:

    1. Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor een Algemene Ledenvergadering;
    2. Wij staan bestuurders toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.

I.  Interne borging en statuten

Statuten en interne borging zijn beschreven op de website en op de “Wiki Beleid” op de SharePoint-omgeving van het bestuur.